Att vara värd för en insamling är ett bra sätt att engagera sig i en sak som är viktig för dig och bygga upp relationer i ditt samhälle eller organisation. Men att planera och genomföra en lönsam händelse kräver mycket mer än goda avsikter. Om du vill sätta ihop en Cash Bar-insamling måste du först se till att du har resurser, personal och tid som krävs för att göra din affär till en framgång.
Planera
Först ska du titta på din organisation eller grupp och kontrollera om du har tillräckligt med resurser för att driva en insamling. Du behöver människor som har det intresse, tid, talang och kontakter som krävs för arbetet, och du behöver också tillräckligt med huvudkapital för att sätta samman allt.
Därefter måste du överväga vilken typ av evenemang du kommer att hålla och var. En kassabarns insamling kan vara allt från ett informellt sammanträde i ett medlems hem där en presentation ges och deltagarna ombeds att betala för sina drycker som en donation till orsaken; till en formell affär som hålls på en country club eller bankett hall.
Tänk på den publik du vill nå: människor som skulle vara intresserade av att samla in pengar till ett lokalt djurskydd kan vara mycket annorlunda än de som vill stödja operateatern. Ange typ och kostnad för ditt evenemang baserat på demografin på din målmarknad: är de i allmänhet unga eller gamla? Skulle de vara lättillgängliga? Hur mycket disponibla inkomster har de? Har de starka band till orsaken? Finns det en viss typ av evenemang som denna publik regelbundet deltar i? Att känna till svaren på dessa frågor och bygga din funktion kring dem kommer att öka dina chanser att hålla en lukrativ insamling.
När du har fastställt vilken typ av affär du ska ha är nästa största fråga: när? Du måste ge dig själv tillräckligt med tid att förbereda och du måste också överväga tävlande tävlingar. Dessutom måste du se till att din insamling är säsongsbetonad - håller en Cash Cart-insamling på din lokala golfbana i februari, till exempel, är förmodligen inte en bra idé om du inte bor i ett klimat som möjliggör golf året runt.
Förberedelse
När du har haft din första plan tillsammans kommer din nästa stora fråga att vara var du ska hålla din insamling. Det bästa alternativet skulle vara en plats som någon är villig att donera till din sak, men om du inte kan hitta en sådan plats, välj en webbplats som ger dig de bästa bekvämligheterna för din budget. Var inte rädd för att shoppa runt och fråga alltid om ägarna eller cheferna är villiga att slänga in "extra" - som kappkontroll, betjänningsservice eller hot hors d'oeuvres - som en donation. Tänk på att om du väljer att hålla ditt evenemang på en plats som inte redan har en licens för att sälja alkohol, kommer du förmodligen att behöva en särskild licens från den kommun där ditt evenemang kommer att hållas.
När din plats är inställd kan du börja annonsera och publicera ditt evenemang. Utnyttja alltid de kostnadsfria och billiga sätten att marknadsföra din insamling: pressmeddelanden, meddelanden i kyrkans bulletiner och anslagstavlor i gemenskapen och flygblad som delas ut av frivilliga är alla sätt att annonsera som inte kommer att anstränga din budget.
Därefter måste du samla din drycktillförsel. Den typ av händelse du håller avgör vilken typ av drycker du behöver och vem du ska kontakta. Om du till exempel håller ett "Great Beers of the Northeast" -evenemang vill du kontakta inte bara alla större öldistributörer i ditt område för att begära donationer, men alla mikrobryggerier du också kan hitta. Om du å andra sidan har en "Black Tie and Martinis" -kväll, måste du kontakta tillverkarna av de olika "övre hyllan" -alkoholerna och alla dina lokala spritbutiker. Glöm inte att också kontakta butiker och distributörer för alkoholfria drycker för de som deltar men väljer att inte smaka.
Förutom vad du kommer att betjäna behöver du någon som serverar det. Detta kan vara lika stort att dra som drinkarna själva om du gör ett försök att hitta bartendrar som är underhållande, berömda eller välkända i ditt samhälle. Folk betalar i allmänhet mer för att få betjänas av borgmästaren, en idrottsstjärna i området eller någon som jonglerar spritflaskor när de häller. Glöm inte dina lokala pub- / barägare som kan ha kontakter som kan hjälpa dig att lagerföra din kassabar eller känna människor som skulle göra bra "kändis" -bartenders.
Säkerhet
En av de viktigaste aspekterna av en givande insamling av kassabar är ditt ansvar gentemot dina gäster. Du kan inte anta att dina deltagare vet deras gränser och inte kommer att dricka för mycket. Att ha utsedda förare eller ordna transport efter evenemanget kommer att förhindra problem och kan till och med förhindra en tragedi. Som en extra bonus kan det att inte behöva oroa sig för hur de kommer hem locka människor att delta och hjälpa dem att koppla av och roa sig när de är där.
